Nytt i pensum: mer tid til oppfølging etter intervjuet

Hva som er endret i modulen

I disse høstukene har vi lagt om modulen Intervjuforberedelse. Tidligere gikk det meste av tiden til planlegging: å sette seg inn i temaet, skrive spørsmål og velge rekkefølge. Det er fortsatt viktig, men flere deltakere sa at de sto uten støtte når selve samtalen var over. Derfor er modulen nå delt i to like store deler, der den andre delen handler om gjennomføring og oppfølging.

Endringen er ikke et nytt kurs og ikke en ny tjeneste. Det er samme modul med samme læringsmål, men med en annen tyngde. Du lærer fortsatt å planlegge, men du får også øve på å lytte, stille oppfølgingsspørsmål og rydde notatene mens samtalen er ferskt i minnet.

Som alt annet hos oss er dette en utdanning, ikke en aktiv nyhetsredaksjon. Øvelsene bruker konstruerte oppgaver og dine egne temaer, og ingen intervjuer du gjør her blir publisert av oss.

Første del: forberedelsen holdes kort og konkret

Forberedelsen er strammet inn. Du starter med å skrive én setning om hva intervjuet skal avklare. Kan du ikke formulere det, er du ikke klar til å ringe. Deretter setter du deg inn i temaet gjennom to eller tre kilder du kan stole på, og du noterer hva du allerede vet og hva du bare antar.

Spørsmålene skrives i tre grupper: det du må ha svar på, det som er fint å få med, og det du bare spør om hvis tiden tillater det. Mange nybegynnere skriver tjue spørsmål og når fem. Med tre grupper vet du hva du skal beskytte hvis samtalen tar en annen retning enn planlagt.

Til slutt øver du på åpningen. De første minuttene setter tonen, og en rolig forklaring av hvorfor du ringer og hva svarene skal brukes til gjør at den du snakker med føler seg trygg.

• Én setning om hva intervjuet skal avklare
• To eller tre pålitelige kilder før du ringer
• Spørsmål sortert i tre grupper etter viktighet

Andre del: å gjennomføre samtalen

Den nye andre delen begynner med lytting. Vi trener på å la det bli stille et sekund eller to etter et svar, fordi det ofte er da den utdypende setningen kommer. Deltakerne øver i par, der den ene intervjuer og den andre svarer ut fra et kort rollekort, og en tredje person noterer hvilke oppfølgingsspørsmål som ble stilt og hvilke som ble glemt.

Vi gjennomgår også hvordan du forholder deg til svar som ikke stemmer med det du har lest. Poenget er ikke å konfrontere, men å spørre rolig: hva bygger du det på? Svaret kan være en kilde du ikke kjente til, eller en feil som må rettes senere, og begge deler er nyttig å vite.

Opptak og notater tas opp som praktiske valg. Du lærer å si fra om opptak, å merke deg tidspunkt for viktige utsagn og å skille ordrett sitat fra egen oppsummering allerede i notatet.

• Pausen etter et svar gir ofte det beste tillegget
• Spør hva et utsagn bygger på, uten å konfrontere
• Skill ordrett sitat fra egen oppsummering i notatene

Oppfølging samme dag

Mange feil oppstår ikke i samtalen, men i timene etter. Derfor har vi laget en kort sjekkliste for oppfølging som deltakerne bruker rett etter hver øvelse. Den begynner med å skrive ut notatene mens du fortsatt husker hva du mente med forkortelsene, og med å markere hva som er sitat, hva som er påstand og hva som må sjekkes mot en annen kilde.

Neste steg er å vurdere om du har det du trenger. Gikk én av de tre viktigste spørsmålsgruppene uten svar, noterer du det, og avgjør om du tar kontakt igjen. En kort takk og en avklaring av hvordan sitatene brukes hører også med, uten at du lover noe om hvordan saken blir.

Til slutt lagrer du materialet ryddig: opptak, notater og kilder på ett sted, merket med dato. Det gjør det mulig å dokumentere hvordan du kom frem til opplysningene, noe vi øver nærmere i modulen om kildekritikk.

• Skriv ut notatene mens forkortelsene er ferske
• Merk sitat, påstand og det som må sjekkes
• Samle opptak, notater og kilder på ett sted

Hva du kan forvente å få ut av modulen

Læringsmålene er beskjedne og konkrete. Etter modulen skal du kunne planlegge et intervju på en side, gjennomføre det uten å lese opp spørsmålene, og levere et ryddig notat som en annen kan kontrollere. Du blir ikke ferdig utlært, men du får en arbeidsmåte du kan gjenta og forbedre.

Modulen passer for kommunikasjonsmedarbeidere, frilansere og skribenter som sjelden har noen å øve med. Du trenger ingen forkunnskaper utover vanlig skrivevane og lyst til å arbeide grundig. Øvelsene tar omtrent samme tid som før, men fordelingen er en annen, og det merker deltakerne mest i oppfølgingsdelen.

Vi lover ingen bestemt utvikling eller jobbmulighet. Det vi kan si, er at deltakerne gjennomgående går fra å frykte stillheten i en samtale til å bruke den.

Hvorfor nøyaktighet går foran tempo

Raske rutiner er et mål, men aldri på bekostning av presisjon. Et intervju som er gjennomført på tjue minutter og tolket feil, er verre enn ett som tok en time og ble riktig forstått. I modulen er derfor hver sjekkpunkt en bevisst bremse: du stopper opp og kontrollerer før du går videre.

Det betyr ikke at arbeidet må gå tregt. Når planlegging og oppfølging er standardisert, blir selve samtalen den delen du kan bruke tid på. Rutinene tar bort tilfeldighetene, og det er dem som gjør at feil sniker seg inn.

Vi mener dette er den ærligste måten å lære raskt arbeidsflyt på: først få det riktig, så gjøre det effektivt.